– le français suit –
The Board of the BHCA has been hard at work amending the Constitution, and as we’re nearing the finish line, we’d like to provide you an opportunity to review the new document and provide your feedback. The draft of the new document can be downloaded below for your reference, and you can find more information about the reasons for these changes as well as the process we’ve gone through below. Please note that only members in good standing are invited to participate in the feedback process.
You can send your comments on the document to constitution@bhca.ca. We ask that you submit any feedback you may have by May 24, 2024.
Click here to download the Draft Beacon Hill Community Association Constitution
Why are we updating the Constitution?
When the current Constitution was drafted, the BHCA was a small association being established primarily to deal with a specific issue facing the community at the time (potential shutdown of Colonel By). The Constitution was drafted by the members of the association at the time and has gradually been updated piece by piece over the years, with the last amendment happening in 2018. The result of all these minor changes is that several of the clauses in the current document are unclear, or contradict each other. This became apparent at last year’s Annual General Meeting, when there was significant confusion regarding notice periods, as well as the process of being nominated to serve on the Board. To reflect the current needs of the Association and our community, and to clean up any inconsistencies, the document needed a rewrite.
What process did we follow?
The Board appointed a subcommittee tasked with overseeing the update of the Constitution. This subcommittee reviewed the existing document to identify concerns, and then met to discuss the best path forward. Given the scope of the document and its legal nature, we decided to solicit advice from lawyers specializing in the nonprofit sector. We sought multiple quotes, before deciding to engage Heather Dawe, from the law firm, BLG to assist us with the project. Based on Heather’s advice, we opted to draft a completely new Constitution document, as opposed to trying to make incremental changes to the existing one. This would allow us to ensure that the document complies with current best practices for nonprofit constitutions, and to ensure that we didn’t inadvertently create new contradictions within the existing document by trying to make selective changes.
What are the main differences worth noting?
As this is a completely new document, almost every point throughout is slightly different than previously presented. Given the length of the document, we want to highlight some of the key changes that have been made during this process.
- The financial year has been confirmed as January 1 – December 31. Historically, the Association has presented its financials based on the timing of the AGM, but going forward they will be prepared in line with the fiscal year.
- The timeline to hold the Annual General Meeting has been updated to reflect standard industry practices. It is now to be held within 6 months of the fiscal year-end, and no longer than 15 months following the date of the previous AGM.
- The notice periods for meetings have been updated to reflect industry standards, and to eliminate any inconsistencies.
- Election process – Under the new Constitution, the members of the BHCA will vote to elect Directors to the Board, but will not vote on specific positions. After being elected, the members of the Board shall decide on Executive appointments internally. This is consistent with industry standard practices for the election of nonprofit boards. Note that there are no longer specific positions for key areas of interest (e.g. Civics, Eco, Education, etc.). Rather than having specific Board positions allocated to these initiatives, Directors will elect to create the necessary subcommittees to address these needs of the community.
Note that this list is by no means exhaustive, and there may be other changes throughout the document that you consider to be important.
Our ask of the community
Now that we have drafted the new Constitution document, we want to share it with you and solicit your feedback. You can send your comments on the document to constitution@bhca.ca. We ask that you submit any feedback you may have by May 24, 2024.
As you’re reviewing the document, we would ask that you focus your comments on the policies contained therein and avoid commenting on specific language or grammar within the document. The structure of the document and legalese throughout have been prepared by an independent lawyer who is an expert in these matters, and we have to trust to her expertise in drafting this language.
Next steps
We have provided two weeks for the community to submit feedback on the current draft of the document. Once received, we will work with our lawyer to review the feedback and to make any
necessary changes resulting from this process. Once this feedback has been incorporated, the Board will meet to formally approve the new Constitution. Following the approval of the new Constitution, the Board will schedule the Annual General Meeting, and will send notice of said meeting to the members of the BHCA, pursuant to the timelines and rules outlined in the new Constitution.
Thank you all for your patience as we’ve finalized this important initiative. We look forward to receiving your feedback, and seeing you all shortly at the AGM!
– Your BHCA Board
Click here to download the Draft Beacon Hill Community Association Constitution
Update: If there’s lots of community feedback on the topic, we’d be more than happy to set up a special meeting and invite the lawyer who drafted the Constitution to walk folks through it. We discussed this, but opted against because it would push out the AGM further. We’ve heard that the AGM is a priority, and we really want to conduct before summer vacations impact people’s ability to show up, represent, and be represented. If this is something you feel strongly about, please email constitution@bhca.ca and let us know!
Demande de commentaires de la communauté – Constitution de la BHCA
Le Conseil d’administration de la BHCA a travaillé d’arrache-pied pour modifier la Constitution et, comme nous approchons de la ligne d’arrivée, nous aimerions vous donner l’occasion d’examiner le nouveau document et de nous faire part de vos commentaires. L’ébauche du nouveau document peut être téléchargée ci-dessous à titre de référence et vous trouverez ci-après plus d’informations sur les raisons de ces changements, ainsi que sur le processus que nous avons suivi. Veuillez noter que seuls les membres en règle sont invités à participer au processus de consultation.
Vous pouvez envoyer vos commentaires sur le document à l’adresse constitution@bhca.ca. Nous vous demandons de nous faire part de vos commentaires d’ici le 24 mai 2024.
Pourquoi mettre à jour la Constitution?
Lorsque la Constitution actuelle a été rédigée, la BHCA était une petite association principalement créée pour faire face à un problème spécifique auquel la communauté était confrontée à l’époque (fermeture potentielle de Colonel By). La Constitution a été rédigée par les membres de l’Association à l’époque et a été progressivement mise à jour au fil des ans, le dernier amendement datant de 2018. Le résultat de toutes ces modifications mineures indique que plusieurs clauses du document actuel ne sont pas claires ou se contredisent. Cela est apparu clairement lors de l’Assemblée générale annuelle de l’année dernière, avec une grande confusion concernant les délais de convocation ainsi que le processus de mise en candidature pour siéger au Conseil d’administration. Pour refléter les besoins actuels de l’Association et de notre communauté et pour éliminer toutes les incohérences, le document devait être réécrit.
Quel processus avons-nous suivi ?
Le Conseil d’administration a nommé un sous-comité chargé de superviser la mise à jour de la Constitution. Ce sous-comité a examiné le document existant afin d’identifier les problèmes, puis s’est réuni pour discuter de la meilleure marche à suivre. Compte tenu de la portée du document et de sa nature juridique, nous avons décidé de solliciter l’avis de juristes spécialisés dans le secteur à but non lucratif. Nous avons demandé plusieurs devis avant de décider d’engager Heather Dawe, du cabinet d’avocats BLG, pour nous aider avec ce projet. Suivant ses conseils, nous avons opté pour la rédaction d’une Constitution entièrement nouvelle, plutôt que d’essayer d’apporter des changements progressifs au document existant. Cela nous a permis de nous assurer que le document est conforme aux meilleures pratiques actuelles pour les constitutions d’organismes à but non lucratif et de veiller à ne pas créer par inadvertance de nouvelles contradictions dans le document existant en essayant d’y apporter des changements sélectifs.
Quelles sont les principales différences dignes de mention?
Comme il s’agit d’un document entièrement nouveau, presque tous les points sont légèrement différents de ceux présentés précédemment. Compte tenu de la longueur du document, nous souhaitons mettre en évidence certains des principaux changements qui ont été apportés au cours de ce processus.
- L’exercice financier a été confirmé du 1er janvier au 31 décembre. Historiquement, l’Association a présenté ses comptes financiers en fonction de la date de l’AGA mais, à l’avenir, ils seront préparés en fonction de l’exercice financier.
- Le calendrier de l’Assemblée générale annuelle a été mis à jour pour refléter les pratiques courantes du secteur. Elle doit désormais se tenir dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier et pas plus de 15 mois après la date de l’AGA précédente.
- Les délais de convocation pour les réunions ont été mis à jour afin de refléter les normes du secteur et d’éliminer toute incohérence.
- Processus électoral – En vertu de la nouvelle Constitution, les membres de la BHCA voteront pour élire les administrateurs, mais pas à des postes spécifiques. Une fois élus, les administrateurs décideront entre eux des postes à pourvoir au sein de l’Exécutif. Cette procédure est conforme aux pratiques courantes du secteur en matière d’élection des conseils d’administration d’organismes à but non lucratif. Il convient de noter qu’il n’y a plus de postes spécifiques pour les principaux domaines d’intérêt (par ex. le civisme, l’écologie, l’éducation, etc.) Plutôt que d’affecter des postes spécifiques du Conseil d’administration à ces initiatives, les administrateurs choisiront de créer les sous-comités nécessaires pour répondre aux besoins de la communauté.
Notez que cette liste n’est nullement exhaustive et qu’il pourra y avoir d’autres changements dans le document si vous les jugez importants.
Notre demande aux membres de la BHAC
Maintenant que nous avons rédigé l’ébauche de la nouvelle Constitution, nous souhaitons la partager avec vous et solliciter vos commentaires. Veuillez noter que seuls les membres en règle sont invités à participer au processus de consultation. Vous pouvez envoyer vos commentaires sur le document à l’adresse constitution@bhca.ca. Nous vous demandons de nous faire part de vos commentaires d’ici le 24 mai 2024.
Lors de l’examen du document, nous vous demandons de concentrer vos commentaires sur les politiques qu’il contient et d’éviter de commenter la langue ou la grammaire spécifique du document. La structure du document et le jargon juridique ont été préparés par une avocate indépendante, experte en la matière, et nous avons dû nous fier à son expertise pour rédiger ce texte.
Prochaines étapes
Nous accordons environ deux semaines à la communauté pour qu’elle nous fasse part de ses commentaires sur la version actuelle du document. Une fois les commentaires reçus, nous travaillerons avec notre avocate afin de les examiner et d’apporter les modifications nécessaires résultant de ce processus. Une fois ces commentaires intégrés, le Conseil d’administration se réunira pour approuver officiellement la nouvelle Constitution. Après l’approbation de la nouvelle Constitution, le Conseil d’administration organisera l’Assemblée générale annuelle et enverra un avis de convocation aux membres de la BHCA, conformément aux délais et aux règles énoncés dans la nouvelle Constitution.
Nous vous remercions toutes et tous pour votre patience pendant que nous finalisons cette importante initiative. Nous avons hâte de recevoir vos commentaires et de vous voir bientôt à l’AGA!
– Le Conseil d’administration de la BHCA